Recomendaciones de Uso
Sigue estas recomendaciones para aprovechar Kardex al máximo, mantener tu inventario en orden y evitar problemas comunes en tu operación diaria.
Rutina diaria y buenas prácticas
Inicia el sistema al comenzar el día
Abre Kardex como parte de tu rutina al abrir el negocio. Si tienes el módulo de sincronización activo, el sistema descargará automáticamente los cambios más recientes desde la nube al iniciar. Esto garantiza que trabajes con la información más actualizada desde el primer momento.
Mantén tu catálogo de productos actualizado
Revisa periódicamente tus productos: actualiza precios cuando cambien, corrige descripciones si es necesario y desactiva artículos que ya no manejes. Un catálogo limpio facilita las ventas, reduce errores y te da reportes más precisos. Te recomendamos hacer esta revisión al menos una vez por semana.
Registra todos los movimientos de inventario
Usa el módulo de movimientos para registrar cada entrada, salida y ajuste de inventario. No modifiques cantidades directamente sin un movimiento que lo respalde. Registrar entradas cuando llega mercancía, salidas por merma o consumo interno, y ajustes cuando detectes diferencias en conteos físicos mantiene tu inventario confiable y auditable.
Trabajo en varias computadoras
Sincroniza antes de empezar a trabajar
Si trabajas con el módulo de sincronización en varias computadoras, asegúrate de que cada equipo esté sincronizado antes de comenzar a operar. Aunque la sincronización es automática al iniciar y cada 5 minutos, puedes lanzar una sincronización manual si necesitas tener la certeza de que los datos están al día, especialmente después de periodos de inactividad.
Autoriza solo equipos de confianza
Cada computadora que participe en la sincronización debe estar debidamente autorizada. No compartas credenciales de acceso ni instales Kardex en equipos que no estén bajo tu control. Esto protege la integridad de tus datos y evita movimientos no autorizados en tu inventario.
Licencia y sincronización
Conoce los alcances de tu licencia
Verifica qué módulos están incluidos en tu licencia. Si solo necesitas trabajar en una computadora, el sistema funciona perfectamente sin sincronización. Si en el futuro necesitas conectar más equipos, contacta a soporte para habilitar el módulo de sincronización en tu licencia actual.
No dependas exclusivamente de la nube
La sincronización en la nube es una herramienta poderosa, pero recuerda que tus datos principales viven localmente en tu computadora. Si pierdes conexión a internet, puedes seguir trabajando sin interrupciones. La sincronización se reanudará automáticamente cuando la conexión vuelva.
Impresión y tickets
Configura tu impresora térmica correctamente
Asegúrate de que tu impresora térmica esté instalada como impresora predeterminada en Windows y que el tamaño de papel coincida con el ancho de tus rollos (generalmente 58mm u 80mm). Realiza una impresión de prueba desde Kardex para verificar que los tickets se impriman correctamente antes de empezar a vender.
Ten papel de repuesto siempre disponible
Mantén rollos de papel térmico de repuesto cerca de la impresora. Si el papel se termina durante una venta, no te preocupes: puedes reimprimir el ticket desde el historial de ventas en cualquier momento. Sin embargo, tener papel disponible evita retrasos con los clientes.
Respaldos y control interno
Realiza respaldos periódicos
Aunque Kardex almacena tus datos de forma segura, es buena práctica mantener respaldos periódicos de tu base de datos. Guarda copias en una unidad USB o en un servicio de almacenamiento externo. Si tienes el módulo de sincronización activo, la nube funciona como un respaldo adicional, pero no sustituye a un respaldo dedicado.
Controla el acceso al sistema
Asigna credenciales individuales a cada persona que use el sistema. Esto te permite identificar quién realizó cada operación y mantener un control interno adecuado. Evita compartir usuarios y contraseñas entre diferentes empleados.
Haz conteos físicos regularmente
Programa conteos físicos de tu inventario de forma regular, ya sea semanal o mensual según el volumen de tu negocio. Compara las cantidades físicas con las que muestra el sistema y registra los ajustes necesarios desde el módulo de movimientos. Esto mantiene tu inventario confiable y te ayuda a detectar mermas o errores a tiempo.
Mantén tu sistema actualizado
Visita kardex.lat periódicamente para descargar la versión más reciente del sistema. Las actualizaciones incluyen mejoras de rendimiento, nuevas funcionalidades y correcciones que hacen tu experiencia más fluida y segura.
Recuerda: La constancia es la clave del éxito en el control de inventarios. Un negocio que registra sus movimientos con disciplina, mantiene su catálogo al día y respalda su información periódicamente está mejor preparado para crecer y tomar decisiones inteligentes basadas en datos reales.